Vorbestellte Fahrten und Transfers organisieren

Wie Transferbetriebe heute planen

Kalender auf dem Handy des Chefs, ein Heft am Tresen, eine Excel-Liste, Nachrichten an die Fahrer: Meist ist es eine Mischung. Das Problem ist selten das Werkzeug, sondern dass die Information an mehreren Orten liegt – und am Morgen der Fahrt jemand zusammensuchen muss, wer wann wohin fährt.

Was zu jeder Vorbestellung gehört

• Abholzeit, Abholadresse und Ziel.
• Name und Telefonnummer des Fahrgasts.
• Zahl der Personen und Gepäck – für die Wahl des Fahrzeugs.
• Bei Flughafenfahrten: Flugnummer und geplante Ankunfts- oder Abflugzeit.
• Der vereinbarte Preis, wenn ein Fixpreis ausgemacht wurde.
• Wer fährt – und ob der Fahrer die Fahrt bestätigt hat.

Abholzeit und Puffer

Bei Ankünften am Flughafen zählt die tatsächliche Landung, nicht die geplante: Verspätungen, Gepäckband und Ausgang kosten Zeit. Viele Betriebe prüfen deshalb vor der Abfahrt den Flugstatus und planen nach der Landung einen Puffer ein. Bei Abflügen gilt umgekehrt: lieber etwas früher abholen – wer seinen Flug verpasst, bucht nicht noch einmal.

Fahrer zuweisen, Überschneidungen vermeiden

Die häufigste Panne bei Vorbestellungen: Ein Fahrer hat zwei Fahrten zu nah beieinander, oder eine Fahrt hat am Ende gar keinen Fahrer. Hilfreich ist, Vorbestellungen schon beim Anlegen einem Fahrer zuzuweisen, ihn bestätigen zu lassen und sich warnen zu lassen, wenn sich zwei Fahrten eines Fahrers zeitlich überschneiden.

Erinnerung kurz vor der Abholung

Eine Erinnerung kurz vor der Abholung fängt das meiste ab: Der Fahrer weiß, dass er los muss, und die Zentrale merkt rechtzeitig, wenn eine Fahrt noch keinen Fahrer hat. Ein Kalender der nächsten Tage zeigt außerdem früh, wo es eng wird.

Den Fahrgast auf dem Laufenden halten

Gerade am Flughafen will der Fahrgast wissen: Wer holt mich ab, welches Auto, wo? Ein Link mit dem Vornamen des Fahrers, dem Auto und dem Kennzeichen erspart Anrufe und gibt Sicherheit, ins richtige Auto zu steigen.

Fixpreis oder Taxameter?

In Österreich darf bei Fahrten, die über einen Kommunikationsdienst – also etwa per Telefon oder App – bestellt werden, ein Fixpreis vereinbart werden, auch wo eine Tarifverordnung gilt; ein dort festgelegtes Mindestentgelt ist einzuhalten (§ 14 Abs. 1b GelverkG). Details stehen im Artikel Personenbeförderung mit Pkw: was seit 2021 gilt.

Mehrsprachige Fahrer im Transferbetrieb

Transferbetriebe in Tourismusregionen arbeiten oft mit Fahrern aus vielen Ländern – und mit Fahrgästen aus noch mehr. Eine Fahrer-App in der Sprache des Fahrers vermeidet Missverständnisse bei Uhrzeiten und Adressen.

Stammkunden: Hotels, Firmen, Arztpraxen

Viele Transferbetriebe leben von wenigen Stammkunden: dem Hotel, das am Samstag Gäste zum Flughafen schickt, der Firma mit Gästen aus dem Ausland, der Praxis mit regelmäßigen Terminen. Für sie lohnt sich ein fester Ablauf: ein Ansprechpartner, eine feste Art zu bestellen (Telefon, E-Mail oder Formular) und eine kurze Bestätigung mit Abholzeit und Fahrer. Wer Stammkunden mit Adresse und Telefonnummer einmal erfasst, legt die nächste Fahrt in Sekunden an.

Wenn etwas schiefgeht

• Fahrer fällt aus: Vorbestellungen der nächsten Stunden sofort neu verteilen – mit Überblick, wer wann frei ist.
• Flug verspätet: Abholzeit anpassen, Fahrer informieren, notfalls die nächste Fahrt umplanen.
• Fahrgast nicht da: Vorher klären, wie lange gewartet wird und was das kostet – und das bei der Bestellung sagen.
• Gepäck passt nicht: Bei Gruppen und Skigepäck im Winter schon beim Buchen nach Personen und Gepäck fragen.

So macht es CapoRide: Fahrten mit Abholzeit, ein Kalender der nächsten Tage, eine Erinnerung 30 Minuten vor der Abholung an den Fahrer – und an die Zentrale, wenn noch kein Fahrer feststeht –, eine Warnung bei Überschneidungen und ein Fahrgast-Link mit Vorname des Fahrers, Auto und Kennzeichen. Den Flugstatus prüft CapoRide nicht automatisch.

Checkliste für den Saisonstart

• Alle Vorbestellungen an einem Ort – nicht im Heft und nicht im Chat?
• Fahrer und Fahrzeuge für die Spitzentage eingeplant, etwa Samstage und Ferienbeginn?
• Fester Ablauf bei Flugverspätungen: Wer prüft, wer informiert den Fahrgast?
• Fixpreise für Standardstrecken festgelegt, zum Beispiel zum Flughafen?
• Alle eingeplanten Fahrer mit gültigem Taxilenkerausweis?